10 Bước Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Quốc Tế Doanh nghiệp Cần Lưu ý

Xuất khẩu hàng hóa là một trong những yếu tố then chốt trong giai đoạn phát triển kinh tế của mỗi quốc gia. Tại Việt Nam, xuất khẩu hàng quốc tế không chỉ tạo ra nguồn thu ngoại tệ lớn mà còn thúc đẩy sản xuất trong nước phát triển. Tuy nhiên, để một lô hàng xuất khẩu thành công thì cần phải tuân theo quy trình chi tiết đã được thông qua.

Xuất Khẩu Hàng Quốc Tế Là Gì?

Xuất khẩu hàng quốc tế là quá trình vận chuyển hàng hóa từ đất nước này sang một quốc gia khác với mục đích buôn bán. Xuất khẩu có thể được thực hiện bởi các cá nhân, doanh nghiệp có nhu cầu thị trường hoặc sản xuất ở quốc gia này và bán cho một quốc gia khác.

Xuất hàng hàng hóa quốc tế là một hoạt động thương mại quan trọng vì mang lại những lợi ích kinh tế đáng kể cho đất nước. Hơn nữa, các hoạt động xuất nhập khẩu còn góp phần thúc đẩy quan hệ thương mại song phương giữa các quốc gia.

Tìm hiểu Quy Trình Xuất khẩu hàng quốc tế

Quy trình xuất khẩu hàng quốc tế thường có rất nhiều các bước khác nhau như sau:

Đàm phán và ký kết hợp đồng

Bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng quốc tế đó là đàm phán và ký hợp đồng. Đây là khâu không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận mà còn là căn cứ cho việc xuất nhập khẩu lô hàng. Trong hợp đồng luôn có những điều khoản thỏa thuận cụ thể về hàng hóa, điều kiện giao hàng và trách nhiệm cho mỗi bên…. Khi cả hai bên đồng ý sẽ được tiến hành ký kết hợp đồng.

Xin giấy phép xuất khẩu

Không thể thiếu được trong quy trình xuất khẩu hàng quốc tế đó là xin giấy phép. Nếu giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển thì tùy thuộc vào loại hàng hóa mà xin giấy phép theo đúng quy định tại Nghị định 187 và những quy định khác liên quan. 

Với đơn vị xuất khẩu chỉ xin giấy phép một lần và sử dụng cho nhiều lần. Xin giấy phép cần nhiều thời gian các doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo quá trình xin giấy phép nhanh chóng, diễn ra thuận tiện.

Booking và lấy container rỗng

Trong xuất khẩu hàng quốc tế nếu lô hàng đó được bán theo điều kiện CIF thì các cá nhân thực hiện thủ tục xuất khẩu cần phải liên hệ với hãng tàu hoặc FWD để tìm được tàu với mức giá tốt nhất cho quá trình vận chuyển.

Trường hợp lô hàng bán theo điều kiện FOB thì các doanh nghiệp không cần phải tiến hành liên hệ booking tàu mà consignee sẽ là người đạt tàu cho chủ hàng. 

Với quy trình lấy container rỗng tại cảng thì doanh nghiệp xuất khẩu sau khi xuất CIF và có booking thì chỉ cần đổi lấy booking Confirmation tại cảng. Đây là việc mà xác nhận với hãng  tàu về việc nhà sản xuất đồng ý lấy container và seal. 

Chuẩn bị và kiểm tra chất lượng hàng hóa

Sau khi các khách hàng quốc tế đồng ý về hóa đơn chiếu lệ thì lúc này các doanh nghiệp cần lên kế hoạch để sản xuất hàng hóa đảm bảo về số lượng và chất lượng như đã cam kết có trong hợp đồng. Khi có booking doanh nghiệp xuất khẩu sẽ lên kế hoạch lấy container để đóng hàng 2 lần trước khi tiến hành niêm phong seal.

Đóng gói hàng

Ở giai đoạn này đơn vị xuất khẩu sẽ tiến hành đóng gói hàng với 2 công đoạn là đóng gói hàng tại kho và đóng gói hàng tại cảng. 

• Đóng gói hàng tại kho: Nhân viên của doanh nghiệp sẽ tiến hành đóng gói, ghi đầy đủ các thông tin trên lô hàng theo yêu cầu của khách như: Tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng bì, trọng lượng tịnh cùng các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển….
• Đóng gói hàng tại cảng: Quy trình đóng gói tại cảng tương tự tại kho nhưng tại cảng đòi hỏi nhiều giấy tờ và thủ tục hơn. Thông thường, các doanh nghiệp đóng gói tại cảng sẽ phải thuê công nhân đóng hàng. Do đó, các doanh nghiệp phải mất thêm phí để thuê nhân công.

Mua bảo hiểm cho lô hàng

Đẻ đảm bảo các lô hàng xuất khẩu quốc tế thuận lợi các doanh nghiệp mua bảo hiểm cho lô hàng đó. Tùy vào giá trị của hàng hóa mà hạn mức bảo hiểm sẽ hoàn toàn lệ thuộc vào giá trị hàng hóa. Đối với trường hợp lô hàng xuất theo điều kiện CNF hoặc FOB thì không cần phải mua bảo hiểm.

Thực hiện thủ tục hải quan

Quy trình xuất khẩu hàng quốc tế tiếp theo là làm thủ tục hải quan bao gồm các bước như sau:

• Mở tờ khai hải quan với đầy đủ các giấy tờ như: Giấy giới thiệu nhân viên giao nhận, tờ khai hải quan, hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng hàng và giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp.
• Đăng ký tờ khai để hàng xuất khẩu được thông quan. Nếu lô hàng không có bất cứ một vấn đề gì thì sẽ được vào luồng xanh và nếu rơi vào diện kiểm tra thì có thể rời vào luồng vàng hoặc đỏ.
• Đóng phí làm thủ tục hải quan theo đúng quy định.
• Lấy tờ khai, bộ phận hải quan ghi rõ số container và số seal vào mặt sau của tờ khai.
• Thanh lý tờ khai khi người làm thủ tục hải quan sẽ trình tờ khai đã hoàn thiện để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa và có đúng không. Sau đó container sẽ được hệ thống cảng tiếp nhận.
• Nhân viên giao nhận tiến hành vào sổ tàu.
• Thực xuất tờ khai hải quan sau khi lô hàng đã được giao cho khách.

Giao hàng cho tàu

Sau khi hoàn thành việc thông quan cho lô hàng thì các doanh nghiệp sẽ cung cấp bill để hãng tàu làm vận đơn. Bước này cần được thực hiện trước bước thực xuất. Quá trình này sẽ kết thúc khi doanh nghiệp đã nhận được vận đơn đường biển.

Thanh toán tiền hàng

Người làm thủ tục xuất nhập khẩu cần phải chú ý hoàn thành hóa đơn thương mại. Trường hợp bạn thanh toán bằng L/C thì phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.

Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài

Bước cuối cùng là gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài theo đúng thỏa thuận đã mua bán trong hợp đồng. Đồng thời, bên xuất hàng cũng cần gửi cho họ file scan qua email đẻ họ chuẩn bị kỹ lưỡng cho quá trình nhập khẩu.

Những lưu ý trong quy trình xuất khẩu hàng quốc tế

Để quy trình xuất khẩu hàng quốc tế thuận lợi không có khó khăn gì bạn cần phải lưu ý một vài những vấn đề như sau: 

• Luôn tuân thủ các điều khoản có trong hợp đồng xuất khẩu tránh những sai phạm không cần thiết. 
• Để đảm bảo sự chính xác trong quá trình xuất khẩu các doanh nghiệp gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho bên mua hàng để họ kiểm tra và xác nhận.
• Trong một số trường hợp đơn vị xuất khẩu phải lưu ý về yêu cầu của từng nước nhập khẩu.
• Đảm bảo kiểm tra chất lượng hàng hóa kỹ lưỡng trước khi ra khỏi lãnh thổ quốc gia.

Kết luận

Trên đó là quy trình xuất khẩu hàng quốc tế các doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh những sai phạm không đáng có. Quy trình xuất khẩu khá là phức tạp, liên quan đến nhiều cơ quan chức năng nên đòi hỏi sự chính xác và đầy đủ. Việc nắm vững những quy trình xuất khẩu giúp giảm thiểu rủi ro về pháp lý và tăng hiệu quả kinh tế.